Mit einer speziellen Software Appliance ist es möglich, allen bisher ungelösten Punkten gerecht zu werden.
Die Appliance kann direkt und mit wenig Konfigurationsaufwand in die bestehende virtualisierte oder physische Systemumgebung implementiert und über das bestehende Active Directory/LDAP oder IMAP-Server-Umfeld angebunden werden. Damit wird die Administrierung und Berechtigungsvergabe für die User vereinfacht. Zusätzliche Softwarelizenzen wie von Microsoft usw. sind hierfür nicht erforderlich. Mittels Plugin für verschiedene Outlook Versionen können dann E-Mails mit Anhängen von bis zu 32 GB Grösse versendet werden. Der Versand kann auch mittels Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome usw.) bewerkstelligt werden. Der Übermittler gibt die E-Mail-Adresse des Empfängers an und schreibt den E-Mail-Text. Währenddessen wird der gewünschte Anhang nach Auswahl direkt auf die Appliance geladen. Der Übermittler kann noch definieren, wie lange der Anhang auf der Appliance gespeichert und der Link zum Herunterladen weitergeleitet werden soll. Als weitere Funktion kann die empfangene Datei nach einer allfälligen Bearbeitung erneut auf die Appliance hochgeladen werden, was die Versionierung sehr vereinfacht. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Inhalt der Nachricht und einem gesicherten Link mittels HTTPS, über den er den E-Mail-Anhang beziehen kann. Auf der Appliance loggt sich der Empfänger mittels seiner E-Mail-Adresse und dem zugewiesenen Passwort ein, welches der E-Mail beiliegt. Er kann direkt mit dem Herunterladen, Abspeichern und Bearbeiten beginnen. Gleichzeitig wird der Übermittler über den Status informiert, wann und von wem das File heruntergeladen wurde, sofern mehrere Empfänger bestimmt wurden. Diese Transferaktionen werden, wenn gewünscht, archiviert.